Met Collection Sync lever je regelmatig je openstaande posten aan, bijvoorbeeld elke nacht vanuit je boekhouding. De portal vergelijkt die lijst met de processen in POM Collect en start, past aan of sluit processen vanzelf. Je hoeft betalingen, verhogingen en blokkeringen niet meer handmatig door te geven.
Wat Collection Sync doet
Je boekhouding is de bron. Elke keer dat je een openstaande post aanlevert, kijkt de portal of er al een proces loopt voor die klant met dat betaalkenmerk. Daarna vergelijkt hij het openstaande bedrag in jouw lijst met het bedrag in het proces.
| Situatie | Wat de portal doet |
|---|---|
| De post is nieuw en er loopt nog geen proces | Er start een nieuw proces in je standaardflow. Staat de post in je boekhouding op pauze, dan start het proces meteen gepauzeerd. |
| Het bedrag is gelijk | Niets. In de tijdlijn staat Het bedrag is hetzelfde gebleven. |
| Het bedrag is lager | Het verschil wordt als betaling op het proces gezet, per factuurregel. Facturen die niet meer in je lijst staan, worden van het proces gehaald. |
| Het bedrag is hoger | De factuurregels worden vervangen door de nieuwe set. Het proces loopt door met het hogere bedrag. |
| Het bedrag is 0 of negatief | Het proces komt op Betaald. Openstaande berichten en betaallinks van het proces worden gesloten. |
| De post staat niet meer in je lijst | Alleen bij aanlevering van de complete lijst (bestand): het proces komt op Betaald. Zie Openstaande posten aanleveren. |
Elke synchronisatie staat in de tijdlijn van het proces als Automatische synchronisatie. Alle gegevens van de post worden bij elke synchronisatie ververst, ook de variabelen, zelfs als er verder niets verandert.
Status uit je boekhouding
Je kunt per post een status meesturen. Zo volgt de portal wat er in je boekhouding gebeurt.
| Status in je aanlevering | Wat de portal doet |
|---|---|
| Actief | Een gepauzeerd proces wordt hervat. In de tijdlijn: Flow hervat omdat dit proces in het boekhoudpakket is gedeblokkeerd. |
| Pauze | Een actief proces wordt gepauzeerd. Er gaan geen berichten meer uit tot je de post weer op actief zet. |
| Intrekken | Het proces wordt ingetrokken. |
Loopt er een regeling of betalingsbelofte op het proces, dan vervalt die bij pauzeren of intrekken. POM kan het volgen van statussen voor je omgeving uitzetten; dan verandert alleen het bedrag en niet de status.
Tijdens een regeling
Loopt er een regeling op het proces, dan vergelijkt de portal het bedrag uit je lijst met het totaal van de regeling en werkt hij de termijnen bij.
- Lager bedrag: het verschil wordt afgeboekt op de termijnen, te beginnen bij de eerstvolgende termijn. Is het verschil precies een termijn, dan komt die termijn op betaald. Is het minder, dan wordt de termijn verlaagd. Is het meer, dan komt de termijn op betaald en gaat de rest naar de volgende termijn.
- Hoger bedrag: de factuurregels worden vervangen en de regeling vervalt. Het proces loopt verder zonder regeling.
- Bedrag 0: het proces komt op Betaald en de regeling wordt afgesloten.
Voorbeeld: een klant heeft een regeling van drie termijnen van 40 euro. Betaalt de klant 60 euro via je eigen bankrekening, dan komt termijn 1 op betaald en wordt termijn 2 verlaagd naar 20 euro.
Tijdens een betalingsbelofte
Loopt er een betalingsbelofte, dan telt een betaling uit je lijst mee voor het beloofde bedrag.
- Is het beloofde bedrag volledig betaald, dan is de belofte nagekomen. Blijft er een restbedrag open, dan voert de portal de vervolgactie uit je betalingsbelofteprofiel uit.
- Wordt het bedrag hoger, dan bepaalt het profiel of de belofte wordt verbroken of doorloopt. Zie Betalingsbelofteprofiel: velden en opties.
- Bij pauzeren of intrekken vervalt de belofte.
Betaalrespijt en startmoment
Twee instellingen voorkomen dat er onnodig processen starten.
- Betaalrespijt. Betaalt een klant via POM, dan komt het proces direct op betaald. Je boekhouding ziet die betaling vaak pas een paar dagen later, dus de post staat de volgende dag nog in je lijst. Binnen het aantal respijtdagen slaat de portal zo'n post over en start hij geen nieuw proces. Staat de post na de respijtperiode nog steeds open, dan start er wel een nieuw proces.
- Startmoment. Je kiest of de portal een post oppakt vanaf de factuurdatum of vanaf de vervaldatum, eventueel plus een vast aantal dagen. Zo kun je bijvoorbeeld eerst je eigen automatische incasso laten lopen en pas daarna een proces starten. Posten die nog niet aan de beurt zijn, worden overgeslagen tot ze wel in de periode vallen.
Wat je ziet in de portal
| Waar | Wat |
|---|---|
| Tijdlijn van het proces | Elke synchronisatie als Automatische synchronisatie, met een regel over wat er is veranderd. Zie Een proces bekijken. |
| Notificaties | Na verwerking van een complete lijst een melding met het aantal nieuwe, weggevallen, gesynchroniseerde en overgeslagen posten. Daarvoor heb je het recht Importnotificaties ontvangen nodig. |
| Rapporten | In het rapport Berichten het filter Betaald via met de waarde Gesynchroniseerd door POM. Zie Filters en kolommen in rapporten. |
| Instellingen | Processen samenvoegen werkt ook voor processen die via Collection Sync zijn gestart. Zie Algemene instellingen. |
Instellingen die POM voor je beheert
Deze instellingen staan niet in de portal. Wil je er een aanpassen, neem dan contact op met POM. Zie Hulp en support.
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| Standaardflow | De flow waarin een nieuw proces start. |
| Startmoment | Factuurdatum of vervaldatum, plus een aantal dagen. |
| Betaalrespijt | Aantal dagen waarin een via POM betaalde post wordt overgeslagen. Dit is een andere instelling dan de betaalrespijt van betaallinks. |
| Statussen volgen | Of de portal de status actief, pauze en intrekken uit je aanlevering overneemt. |
| Betaalmethodes | Welke betaalmethodes een nieuw proces krijgt als je er geen meestuurt. |
Goed om te weten
- Een proces dat via Collection Sync is gestart, kun je gewoon handmatig pauzeren, hervatten, verplaatsen of wisselen van flow. Stuur je bij de volgende synchronisatie een status mee, dan kan die je handmatige wijziging weer overschrijven.
- Een betaling uit je boekhouding komt als factuurregel van het type betaling op het proces. Je ziet hem bij Facturen in het proces. Zie De factuurregels van een proces bewerken.
- Wordt een betaling in je boekhouding teruggedraaid, dan wordt het bedrag weer hoger. De portal ziet dat als een verhoging. Loopt er een regeling, dan vervalt die daardoor.
- Processen die via Collection Sync zijn gestart, kun je samenvoegen en er een betaallink voor aanmaken, net als andere processen.